Lancer la création ou la refonte d'un site internet est une étape excitante, mais aussi complexe.
Pour éviter les écueils courants – dépassements de budget, retards, fonctionnalités manquantes ou un résultat final qui ne correspond pas à vos attentes – un outil est votre meilleur allié : le cahier des charges. Ce document fondamental sert de feuille de route à votre projet.
Dans cet article, nous allons explorer pourquoi il est indispensable et comment le rédiger efficacement.
Pourquoi un cahier des charges est-il indispensable pour votre projet web ?
Ne pas rédiger de cahier des charges, c'est un peu comme construire une maison sans plan. Les risques sont nombreux et peuvent coûter cher. Voici pourquoi ce document est crucial :
Clarifier votre vision et vos objectifs
Le processus de rédaction vous oblige à poser clairement sur papier ce que vous attendez de votre futur site. Quels sont ses buts principaux ? Doit-il générer des ventes, des prospects, améliorer votre image de marque, ou informer vos visiteurs ? Formaliser ces éléments permet de s'assurer que tout le monde regarde dans la même direction.
Aligner toutes les parties prenantes (équipe interne, prestataire)
Le cahier des charges est un document de communication central. Il assure que votre équipe interne (marketing, commercial, technique...) et le prestataire externe (agence web, freelance) partagent la même compréhension du projet. Cela limite considérablement les risques de malentendus.
Un cahier des charges bien rédigé est la garantie d'une communication fluide et d'une compréhension mutuelle entre le client et le prestataire.
Obtenir des devis précis et comparables
Sans un périmètre clair, comment obtenir des estimations financières fiables ?
Éviter les dépassements de budget
Un cahier des charges détaillé permet au prestataire d'évaluer précisément la charge de travail et donc de proposer un devis juste. Il limite les demandes de modifications coûteuses en cours de projet car les besoins auront été anticipés.
Faciliter la comparaison des offres des agences/freelances
En fournissant le même document à tous les prestataires consultés, vous vous assurez que leurs propositions répondent aux mêmes exigences. La comparaison des offres devient alors plus objective et pertinente.
Sécuriser le projet : périmètre, délais et budget
Le cahier des charges contractualise en quelque sorte les attentes. Il définit clairement ce qui est inclus (et parfois ce qui ne l'est pas), les délais attendus pour les différentes phases et le cadre budgétaire. C'est une sécurité pour vous comme pour le prestataire.
Selon certaines études du secteur, comme celles menées par le Project Management Institute (PMI), une mauvaise définition des besoins et du périmètre est l'une des causes majeures d'échec des projets informatiques.
Servir de document de référence tout au long du projet
En cas de doute ou de désaccord pendant le développement, le cahier des charges sert de référence incontestable. Il permet de vérifier si une demande correspond bien à ce qui était prévu initialement.
Anticiper les besoins futurs et l'évolutivité
Réfléchir au cahier des charges pousse à envisager l'avenir. Votre site devra-t-il intégrer de nouvelles fonctionnalités dans un an ? Prévoir une certaine flexibilité technique dès le départ peut vous faire économiser du temps et de l'argent plus tard.
Que doit contenir un cahier des charges efficace pour un site internet ?
Un bon cahier des charges est avant tout un document complet et structuré. Voici les sections essentielles à inclure :
- Présentation de votre entreprise et du contexte du projet
- Qui êtes-vous ? Votre activité, vos valeurs, votre marché.
- Décrivez brièvement votre entreprise, son secteur, ses produits/services et ce qui la différencie.
- Pourquoi ce nouveau site ou cette refonte ?
- Expliquez les raisons qui motivent le projet : site vieillissant, nouvelle stratégie, lancement d'une offre...
- Quel est le contact référent pour le projet ?
- Indiquez la personne ou l'équipe qui sera l'interlocuteur principal du prestataire.
- Objectifs du site internet
- Objectifs business (Notoriété, Leads, Ventes, Support client...)
- Listez les objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporellement définis) que le site doit atteindre.
- Indicateurs clés de performance (KPI) attendus
- Comment mesurerez-vous le succès ? (Ex : Taux de conversion, nombre de formulaires envoyés, chiffre d'affaires généré...).
- Cibles et utilisateurs
- Description des personas (profils types d'utilisateurs)
- Qui sont vos visiteurs idéaux ? Décrivez leurs caractéristiques démographiques, leurs habitudes, leurs besoins.
- Leurs besoins et attentes vis-à-vis du site
- Qu'est-ce que chaque type d'utilisateur vient chercher sur votre site ? Quelles informations, quelles fonctionnalités ?
- Périmètre fonctionnel : les fonctionnalités attendues
- Fonctionnalités principales (Ex: Catalogue produit, Espace membre, Blog, Formulaires...)
- Listez toutes les fonctions visibles par l'utilisateur final.
- Fonctionnalités spécifiques (Ex: Configurateur, Calculateur, Paiement en ligne...)
- Détaillez les fonctions plus complexes ou sur mesure.
- Fonctionnalités d'administration (Back-office)
- Comment gérerez-vous le contenu et les fonctionnalités ? Quels sont vos besoins en termes de gestion autonome ?
- Contenus et Arborescence
- Inventaire des contenus existants et à créer
- Quels textes, images, vidéos possédez-vous déjà ? Qu'est-ce qui doit être produit ?
- Proposition d'arborescence (plan du site)
- Esquissez la structure des pages et la navigation principale.
- Qui est responsable de la production du contenu ?
- Est-ce vous, le prestataire, ou un tiers ?
- Design, ergonomie et expérience utilisateur (UX/UI)
- Identité visuelle et charte graphique (existante ou à créer)
- Fournissez votre logo, vos couleurs, vos polices si vous en avez. Sinon, précisez si le prestataire doit les créer.
- Exemples de sites appréciés (inspirations)
- Mentionnez des sites dont vous aimez le design ou le fonctionnement (en expliquant pourquoi).
- Exigences en matière d'accessibilité et de responsive design (adaptation mobile/tablette)
- Le site doit-il respecter des normes d'accessibilité (WCAG par exemple) ? Il est indispensable aujourd'hui qu'il soit consultable sur tous les écrans.
- Aspects techniques
- Nom de domaine et hébergement (existant, à prévoir ?)
- Où le site sera-t-il hébergé ? Avez-vous déjà un nom de domaine ?
- Technologies souhaitées ou contraintes (CMS spécifique, langages...)
- Préférez-vous un CMS comme WordPress, Drupal, Prestashop, ou avez-vous des contraintes techniques particulières ?
- Exigences de performance et de sécurité
- Le temps de chargement est crucial pour le SEO et l'expérience utilisateur. Quelles sont vos attentes en matière de vitesse et de protection des données ?
- Besoin de connexion avec des outils tiers (CRM, ERP...) ?
- Le site doit-il communiquer avec d'autres logiciels que vous utilisez ?
- Prestations attendues du prestataire
- Conception, développement, intégration ?
- Quelles sont les étapes que le prestataire doit prendre en charge ?
- Rédaction de contenu, SEO, webmarketing ?
- Attendez-vous des services complémentaires ?
- Formation à l'outil d'administration ?
- Aurez-vous besoin d'être formé pour gérer le site ?
- Maintenance et support post-lancement ?
- Quel type de suivi souhaitez-vous après la mise en ligne ?
- Budget et Délais
- Fourchette budgétaire envisagée
- Indiquez une estimation, même large, de votre budget. Cela aide le prestataire à proposer des solutions adaptées.
- Planning souhaité et échéances clés
- Avez-vous une date de mise en ligne impérative ? Des jalons importants ?
Comment rédiger concrètement votre cahier des charges ?
La tâche peut sembler ardue, mais avec méthode, c'est tout à fait réalisable :
- Rassembler les bonnes informations en interne : Impliquez les différentes équipes concernées (marketing, ventes, technique, direction) pour avoir une vision complète des besoins.
- Être clair, précis et concis : Évitez le jargon inutile. Utilisez des phrases simples. Chaque fonctionnalité ou exigence doit être décrite sans ambiguïté.
- Illustrer avec des exemples et des schémas si nécessaire : Un wireframe simple, une maquette rapide ou même un schéma de processus peuvent valoir mieux qu'un long discours.
- Ne pas hésiter à utiliser un modèle (mais le personnaliser !) : De nombreux modèles de cahier des charges existent en ligne. Ils sont une bonne base, mais adaptez-les impérativement à votre projet spécifique.
- Prévoir une phase de relecture et de validation : Faites relire le document par les parties prenantes internes avant de le transmettre aux prestataires potentiels.
Utiliser votre cahier des charges pour choisir le bon prestataire
Une fois votre document finalisé, il devient un outil puissant pour sélectionner votre partenaire :
- Comment diffuser votre cahier des charges ? Envoyez-le à une sélection restreinte de prestataires (3 à 5 maximum) dont le profil semble correspondre à votre projet.
- Analyser les retours et les devis reçus : Comparez les propositions en vous basant sur les réponses apportées à chaque point de votre cahier des charges. Méfiez-vous des offres trop basses ou manquant de détails.
- Préparer les soutenances ou entretiens : Utilisez le cahier des charges comme base pour poser des questions précises aux prestataires et évaluer leur compréhension de vos besoins.
Les erreurs courantes à éviter lors de la rédaction
Pour maximiser l'efficacité de votre document, attention à ne pas tomber dans certains pièges :
- Être trop vague ou ambigu : C'est la porte ouverte aux interprétations et aux futurs litiges.
- Se focaliser uniquement sur le design au détriment des fonctionnalités : L'esthétique est importante, mais un beau site inutile ne sert à rien.
- Sous-estimer les aspects techniques ou le contenu : La technique conditionne la performance et l'évolutivité. Le contenu est roi pour l'engagement et le SEO.
- Ne pas définir clairement les objectifs et les indicateurs de succès : Sans objectifs clairs, impossible de mesurer la réussite du projet.
- Oublier de mentionner les contraintes (techniques, légales...) : RGPD, accessibilité, intégration avec l'existant... N'omettez aucune contrainte majeure.
En résumé, un cahier des charges bien pensé est un investissement temps initial qui vous fera économiser beaucoup de temps, d'argent et de stress par la suite.
Prendre le temps de rédiger un cahier des charges complet et précis n'est pas une perte de temps, bien au contraire. C'est la première étape fondamentale pour assurer le succès de votre projet de création ou de refonte de site internet. C'est la garantie d'un projet maîtrisé, aligné avec vos objectifs et livré dans les meilleures conditions.
